Die Jungen Liberalen Bremen setzen sich für eine nachhaltige Veränderung und Digitalisierungen von Ämtern und Behörden ein, um deutsche Verwaltungen zukunftsfähig zu machen, um die Zusammenarbeit für Bürger zu erleichtern und mit kommenden Krisen besser umgehen zu können.
Die Jungen Liberalen Bremen fordern eine effiziente Digitalisierung in Ämtern und Behörden, welche flächendeckend und standardisiert eingeführt bzw. ausgebaut wird.
Digitalisierung kann nur effizient werden, wenn sie flächendeckend, ganzheitlich und standardisiert eingeführt wird. Dazu braucht es zentrale Strategien und keine großen Mengen an kleinen Projekten, welche aufgrund von Kapazitäts- oder Kostengründen nicht umgesetzt werden können.
Ausweitung und Umsetzung des Onlinezugangsgesetz (OZG)
Dazu fordern die Jungen Liberalen Bremen die Ausweitung und Umsetzung des Onlinezugangsgesetz (OZG).
Das Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen (Onlinezugangsgesetz – OZG) verpflichtet Bund, Länder und Kommunen bis Ende 2022 ihre Verwaltungsleistungen über Verwaltungsportale auch digital anzubieten. Die Jungen Liberalen Bremen setzen sich für die Ausweitung und Umsetzung des Onlinezugangsgesetz (OZG) ein. Bei dem OZG handelt es sich um „die elektrische Abwicklung von Verwaltungsverfahren und die dazu erforderliche elektronische Information des Nutzers und Kommunikation mit dem Nutzer über allgemein zugängliche Netze“. Damit ist das Handeln von Ämtern und Behörden nach außen gemeint. Dazu gehören über 600 sogenannte OZG-Leistungen, wie BAföG und Elterngeld.
Es muss die Möglichkeit für Bürger bestehen die Bearbeitung der Verwaltungsleistungen über Verwaltungsportale zwischenzuspeichern und die Bearbeitung zu unterbrechen, sodass zu einem späteren Zeitpunkt weiter gemacht werden kann. In der Regel wissen die Bürger vor der Antragstellung nicht welche Dokumente und Daten benötigt werden. Damit der Bearbeitungsvorgang nicht abgebrochen werden muss und das Verwaltungsportal benutzerfreundlicher wird, muss es die Möglichkeit der Unterbrechung mit Speicherung geben.
Die Daten müssen in der Regel durch Dokumente wie beispielweise Einkommensnachweise nachgewiesen werden. Die Nutzung der digitalen Verwaltungsleistungen scheitert jedoch immer noch an der Anzahl der anzuheftenden Anhänge, sodass die digitale Bearbeitung durch weitere Mails oder einer postalischen Zusendung ergänzt werden muss. Ein Ausbau der Anzahl der möglichen hochzuladenden Dokumente ist dringend notwendig.
Die derzeitige Nutzung von digitalen Verwaltungsleistungen endet mit Besonderheiten in der Person. Diese sogenannten Besonderheiten betreffen bei Verwaltungsleistungen wie der Grundsicherung, dem Wohngeld oder dem BAföG die Mehrheit der Bürger. Hier darf sich nicht auf dem Vorhandensein der Bearbeitung für Standardfälle ausgeruht werden, sondern eine stetige Optimierung für Besonderheiten ermöglicht werden, um in Zukunft immer mehr Bürgern die Möglichkeit der Nutzung zu geben.
Eine automatisch erstellte Versandbestätigung gibt den Bürgern keine Information über die tatsächliche Übertragung der Daten. Um Gewissheit über eingehaltene Fristen zu geben ist eine rechtverbindliche Empfangsbestätigung notwendig. Zusätzlich fordern die Jungen Liberalen Bremen, dass für die Bürger zu jedem Zeitpunkt die Möglichkeit bestehen muss, den Status der offenen Vorgänge einzusehen (Bearbeitungsverfolgung).
Über die Umsetzung des OZG entscheidet jede Kommune selbst, sodass verschiedene Verwaltungsportale genutzt werden können. Das bedeutet, dass bei einem Umzug innerhalb des Bundeslandes die Möglichkeit besteht, dass für die Ummeldung ein neues Verwaltungsportal genutzt werden muss. Aus dem Grund ist eine einheitliche Nutzung für Verwaltungsportale notwendig ohne Kommunen bzw. Länder damit schlechter zu stellen.
Dazu braucht es die Entwicklung einer bundesweiten Open-Source-Plattform die kommunal für die entsprechenden Anforderungen und Gestaltungswünsche angepasst und genutzt werden kann, gleichzeitig aber die gesetzlichen Standards und Datenschutzanforderungen einhält.
Aus- und Weiterbildung der Mitarbeiter
Die Mitarbeiter in öffentlichen Verwaltungen nehmen verantwortungsvolle Tätigkeiten mit ständigen Veränderungen im staatlichen Auftrag wahr. Dazu müssen die Fähigkeiten und Kenntnisse jederzeit ausgebaut werden, um Büroprozesse effizient zu gestalten, Arbeitsvorgänge zu organisieren und Verwaltungsaufgaben professionell zu erledigen.
Die Aus- und Weiterbildung der Mitarbeiter in Ämtern und Behörden ist unerlässlich, um mit den Neuerungen durch die Digitalisierung der Behörden und Ämtern umzugehen und eine qualitativ hochwertige Bearbeitung zu gewährleisten. Demzufolge fordern die Jungen Liberalen Bremen die verpflichtende Teilnahme aus Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen und den (Lern)-Erfolg zu überprüfen.
Verpflichtende Nutzung der eAkte
Noch immer wird in Ämtern und Behörden unteranderem mit Papierakten gearbeitet. Die analoge Aufbewahrung birgt Nachteile bezüglich der Vollständigkeit, der Sicherheit, dem Zeitaufwand und der Transparenz. Mit der Einführung der eAkte wurde ein digitales Pendant der Papierakte geschaffen. In dieser können Dokumente digital aufbewahrt werden.
Seit der Pandemie ist die Verbreitung der eAkte in Ämtern und Behörden zwar gestiegen, jedoch immer noch nicht überall flächendeckend eingeführt wurden. Die Jungen Liberalen Bremen setzen sich für eine nachhaltige Nutzung von eAkten, statt alten verstaubten Papierakten ein und die Digitalisierung alter Papierakten, welche noch in Gebrauch sind.
Die Nutzung der eAkte erhöht die Sicherheit der datenschutzrelevanten Dokumente, weil sie vor Verlust oder Beschädigung geschützt werden können. Hierzu muss es jeder Bürger die Möglichkeit haben seine Dokumente und datenschutzsensible Inhalte zu schwärzen, bevor die Dokumente an die Ämter und Behörden übertragen werden.
Die eAkte ermöglicht zudem eine schnellere Bearbeitung innerhalb einer Organisation. Das Verteilen analoger Dokumente erfordert Fotokopien, Post und Zeit. Sie können jeweils nur von einem Mitarbeiter benutzt werden. Durch geregelte Zuständigkeiten und Berechtigungen innerhalb einer Organisation können die erforderlichen Dokumente von mehreren Mitarbeitern genutzt und verarbeitet werden. Die Versionierung und der Bearbeitungsstand sind einfacher nachvollziehbar. Wodurch dem Bürger eine genauere Auskunft gegeben werden kann.
Bürger haben das Recht jegliche gesammelte Daten einzusehen. Durch eine eAkte ist die Umsetzung der geforderten Transparenz leichter umzusetzen.
Archivierungsfristen
Außerdem sollen die Ämter und Behörden verpflichtet werden, noch vorhandene Papierakten zu digitalisieren und die Bearbeitung durch die eAkte vollumfänglich zu standardisieren.
Hierfür ist zu nötig zu überprüfen, ob die Inhalte der Papierakten für die derzeitige Bearbeitung noch von Relevanz sind. Dadurch wird zum einen der Verbrauch von Papier gespart und zum anderen lokale Raumkapazitäten frei.
Für die Bearbeitung unrelevante Dokumente müssen unverzüglich datenschutzkonform entsorgt werden. Hierzu müssen Bürger jederzeit vollständige Einsicht über sämtliche der Behörde vorliegende Unterlagen und Informationen haben. Damit es Bürgern möglich ist, jederzeit eine Entfernung der Unterlagen und Informationen zu beantragen.
Durch die eAkte entsteht der Anschein, dass Dokumente gehortet werden können. Jedoch dürften auch Ämter und Behörden nur für die Bearbeitung relevante Daten einfordern und für den Bearbeitungszeit aufbewahren.
Die bestehenden Archivierungsfristen sind grundsätzlich zu verkürzen. Daneben sind vorgangsspezifische Ablauffristen einzusetzen, wodurch nach Ablauf die Unterlagen und Informationen vollständig entfernt werden müssen, sofern kein zwingender Grund zum weiteren Erhalt gegeben ist. Der zwingende Grund ist stets anzugeben.
Einhaltung des Datenschutzes
Die in der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verankerten Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten sind unverändert auch in der digitalen Verwaltung zu beachten. Dabei bleibt der wichtigste Grundsatz: Keine Datenverarbeitung ohne Rechtsgrundlage.
Personenbezogene Daten dürfen nur im notwendigen Umfang verarbeitet werden. Die Vorschriften über den Datenschutz müssen technisch und organisatorisch durch geeignete Maßnahmen sichergestellt werden und in Übereinstimmung mit der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sein.
Unter personenbezogenen Daten zählen alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen, insbesondere Kennungen wie Namen, Kennnummern, Standortdaten und Online-Kennungen.
Bestimmte Verarbeitungsvorgänge bedürfen der Einwilligung des Nutzers vor Beginn der Datenverarbeitung, welche auch bei der digitalen Verarbeitung durch den Verantwortlichen nachgewiesen werden muss. Damit Mitarbeiter von Ämtern und Behörden personenbezogene Informationen, insbesondere von anderen Behörden/Zuständigkeiten einsehen können, ist die Zustimmung der Bürger einzuholen. Dazu muss eine Datenschutz- und Datenverwendungsbelehrung angehangen werden. Lehnt der Bürger die Art der Beschaffung ab, ist der Bürger für die Beschaffung und Zustellung der Informationen selbst zuständig.
Sämtliche Abfragen von personenbezogenen Informationen müssen für die Bürger einsehbar sein. Einzige Ausnahmen können im Rahmen der Strafverfolgung bzw. Ermittlungsverfahren erfolgen. Dennoch muss auch hier eine Dokumentationspflicht bestehen, sodass unter gesonderten Anfragen eine Einsicht erfolgen kann.
Die Bürger sollen weiter die Hoheit über ihre Daten behalten. Demzufolge muss die Möglichkeit bestehen jederzeit die gespeicherten Daten und das Nutzerkonto zu löschen.
Rechtswidrige Verwendung und Speicherung von personenbezogenen Daten müssen sensiblen Strafen unterliegen.
Optimierung
Ämter und Behörden arbeiten mit einer großen Menge an verschiedenen Programmen, welche mitunter nicht miteinander verknüpft sind, wodurch die personenbezogenen Daten für die gleiche Bearbeitung in mehreren Programmen eingepflegt werden müssen. Um die Bearbeitung für die Mitarbeiter zu vereinfachen, die Bearbeitungsdauer zu verkürzen und die Transparenz gegenüber den Bürgern zu erhöhen müssen die Programme optimiert werden. Hier gilt: Ein Programm, was alles kann.